迷惑メール対策でリスク削減・効率アップ

先日サイト職人をご利用のお客様から「迷惑メールが多くて困っているので何とかならないか」という相談がありました。実際に迷惑メールの数が多く、大切なメールの存在を見逃してしまった経験をおもちの方もいるでしょう。
今回は、ホームページ運営とは切り離せない迷惑メールについて考えてみましょう。

迷惑メールとは

ホームページの運営や、メールマガジンに登録していると覚えのないメールが届くことがあります。こうした受取人の意思に関わらず、一方的に送りつけられてくるメールを迷惑メールといいます。ちなみに、迷惑メールは、下記のものに分類されます。

ウイルスメール

メールに添付されているファイルを開封すると悪質なウイルスに感染します。ファイルの破壊や情報流出につながるリスクを抱えています。

フィッシングメール

電子メールに掲載されているURLをクリックすると、公式サイトを模造した悪質サイトへと誘導されます。IDやパスワードなどの個人情報を入力すると、ブラックハッカーに盗まれるため注意が必要です。

スパムメール

不特定多数の人に対して迷惑メールを送りつけることをスパムメールといいます。インターネットの登場により広まった無差別メールのことで、大量に送信されることから問題視されています。

標的型メール

特定のターゲットに対して何らかの目的をもって送信することを標的型メールといいます。メールの送信者は、ウイルスなど悪質なファイルを送りつけたり、企業の取引先を装い悪質サイトへ誘導したり、受信者に不利益をもたらすことを狙っています。

迷惑メールのデメリット

一般的に、迷惑メールには、どのような問題が隠されているのでしょうか。ここでは、迷惑メールのデメリットについてご説明します。

リソース消費

迷惑メールは、従業員のリソースを消費してしまいます。HDDの容量はもちろん、パケットや業務時間など、あらゆるものを奪います。最悪の場合、トラブル対応に時間を追われるため、問題が拡大しないうちに対処しておくことが大切です。

機会損失

迷惑メールがメールボックスに大量に送信されると大量のメールに大切なメールが埋もれてしまい重要な情報を見落としてしまいます。それは、新規顧客の問い合わせの相談や交渉相手とのメールの内容を見逃すことにつながり、大きな機会損失を招いてしまいます。

セキュリティ

迷惑メールを放置しているとウイルス感染やフィッシング詐欺などのリスクを受けやすくなります。悪質なファイルをダウンロードしたことで、パソコンを遠隔操作される可能性もあります。

迷惑メールへの対応

もし迷惑メールが届いた場合は、開かないようにしてください。リンクがあってもクリックしてはいけません。情報の発信元が不明確なメールへは絶対に返信してはいけません。迷惑メールを受信しないために有効な方法をご紹介します。

プロバイダー

多くのプロバイダーでは、迷惑メール対策のサービスを提供しており、無料のものも少なくありません。初期設定が必要な場合もありますので、まだであれば早急に済ませましょう。

メールソフト

メールソフトには、迷惑メールブロック機能が搭載されています。怪しいメールについてはワンクリックで迷惑メールボックスに振り分けることが可能です。ただし、あまりにも厳格に設定すると、顧客からのメールも届かなくなることがあるため注意が必要です。

セキュリティ対策ソフト

パソコンやメールなどのセキュリティを高めるために、今やセキュリティ対策ソフトの導入は当たり前のこととなっています。セキリティ対策ソフトのウイルス除去機能を利用すれば、メールに添付されたウィルスファイルを自動で削除してくれます。

メールアドレスを公開しない

ホームページ上にメールアドレスを掲載している方が少なくありませんが、あまりおすすめできません。なぜなら昨今では、メールアドレス自動取得ツールで、悪意をもった人たちが容易に取得できるようになってきたからです。メールアドレスはホームページには公開せず、問合せフォームに設置するようにしてください。この方法なら、メールアドレスをホームページ上に掲載しなくても、お客さまからの連絡を受け取ることができます。

メールアドレスを変更する

あまりにも迷惑メールが多いようであれば、メールアドレスを変更するのもひとつの方法です。最終手段ではありますが、迷惑メールの受信率を大幅に抑えられます。メールアドレスを変更する場合は、取引先への連絡や、お問い合わせフォームの送信先の変更を忘れずに行いましょう。

まとめ

迷惑メールは非常に困りものですが、昨今メール無しでビジネスを行うのも難しい状況です。最近では、様々な迷惑メールへ防止サービスやセキュリティ対策ソフトが提供されています。これらを上手く利用し、効率良く業務に取り組める環境を整えましょう。