意見を引き出すファシリテーションのコツ

本来、ホームページは、作って終わりではありません。Webマーケティングにおいても、常にPDCAサイクルを回していくことが求められます。ホームページを作る際に、ペルソナやカスタマージャーニーマップを策定した経験がある企業様も多くいらっしゃると思います。

ホームページ制作時に策定したペルソナやカスタマージャーニーマップは、市場環境や状況が変われば、見直す必要があります。その際、自社内でワークショップや会議を行うことになるかと思います。うまくワークショップが進まずに意見を引き出せず、まとまらないなんてこともありますよね。

今回は、ワークショップを進める「ファシリテーション」のコツについてご紹介していきたいと思います。

ワークショップとはどんなもの？

そもそもワークショップとは、物を修理する作業場や製作所という意味があります。他にも、研究会や参加者の発表の場のことをワークショップといいます。そのため、皆さんが早朝会議のために集まっているのであれば、それはワークショップをしていることになります。

ワークショップでこんなお悩みはありませんか？

ワークショップを重ねていると、下記のような状態に陥ってしまうことがあります。

• 発言するのはいつも同じ人。
• 時間通りに進まない。
• 一言二言話して、参加をしているふりをする人がいる。
• 結論が出ない。
• 意味のない定例会になっている。
• リーダーシップを発揮する人が存在しない。

ワークショップが、上記のようなものにならないようにするには、ファシリテーションが大切です。

ファシリテーションとは？

ファシリテーションとは、「物事を促進する」「物事を簡単に進める」という意味があります。たとえば、会議の場で新入社員が意見をしやすいような空間を作り、建設的な会話が促されるような取り組みをしているのであれば、それはファシリテーションに積極的に取り組んでいるといえるでしょう。

お互いが持てる能力を存分に発揮し、優れた環境構築を目指して仕事を進めていくことをファシリテーションといいます。ファシリテーションにおいて、重要な役割をもったリーダー的な人物をファシリテーターといいます。一般的には、司会進行役と呼ばれており、コミュニケーションが滞らないように管理する役割を担っています。

ファシリテーションのポイント

会社で働く従業員が積極的に意見し合う環境を構築できるのであれば、今すぐファシリテーションの概念を社内に採用したいと考える方もいるでしょう。次のWebマーケティングに関する会議で、下記のポイントについて意識するだけで、その場の雰囲気は大きく変わります。

・ポイント① 場の雰囲気づくり

決められた時間になったから集まっていたのでは、建設的な会議はできません。この場合、ファシリテーターに該当する人物が場の雰囲気づくりをしていく必要があります。会議前には、皆で出来るような他愛もない話をしてリラックスさせたり、準備や議題の設定、参加者の役割などを説明し、環境を整えることも大切です。

・ポイント② 意見の引き出し

ファシリテーターは、すべてのメンバーが意見できるように引き出してください。話題を広げ、意見を出しやすいように視点を変えた質問すれば、ただ沈黙の時間が過ぎるということはないでしょう。積極的に働きかけていけば、自然と参加者同士で会話をし始めるので、何か会話の種を見つけるようにしてください。

・ポイント③ 整理、絞り込み

たくさんのアイデアが出始めたら、整理していきましょう。だれがどのような意見をしたのか、重複するものがあれば絞り込んでいきましょう。最悪なのは、聞き流すことです。意見をしても意味がないと思われてしまったら、会話がなくなってしまうかもしれないので注意しましょう。

・ポイント④ まとめ

最初の議題に対する結論をだすために情報をまとめていきます。たとえば、Webマーケティングに関する集客方法が議題なのであれば、下記のように箇条書きにすると良いでしょう。

• 検索エンジンによるSEO対策
• Twitterを利用したインフルエンサーマーケティング
• メルマガを利用したメールマーケティング
• コストのかかるリスティング広告

このような感じで、まとめていきます。何もないところから、短時間で意見を出し合うことができたという達成感を感じてもらうことが大切なので、否定的な発言をすることなく肯定的にアイデアを受け入れていくことが大切です。

・ポイント⑤ 参加者への共有、確認

ファシリテーターは、まとまった情報について、都合の良い方法で共有してください。そして、次の会議までに、“この情報をどのように有効利用したのか”質問することを伝えてください。確認があることがわかれば、会議に対する意識も変わってくるでしょう。

まとめ

ファシリテーションが上手になるだけで、ワークショップや会議の質がグッと上がること間違いなしです。かくいう私自身も勉強中です。ファシリテーションのスキルを身に着けることで、ホームページ運用に関する話し合いだけではなく、御社のビジネスにもご活用いただければ幸いです。